Ranger ses documents administratifs, les conserver et les classer pour bien les archiver

site trocoolA l’heure du tout numérique, nous n’avons jamais reçu autant de courrier papier, ce qui est un comble ! Essentiellement administrative, cette paperasserie peut vite devenir un cauchemar si on n’y prend garde, et il est absolument primordial de veiller à ne pas se laisser déborder par ces piles de papier. Heureusement, nous nous sommes dits qu’il serait trocool de vous aider à gérer les flux de courrier et à faire un tri drastique de tout ce qui encombre vos tiroirs, placards et classeurs.

Classer ses documents pour archives

Tout d’abord, prévoyez un peu de temps pour vous adonner à cette tâche qui peut s’avérer décourageante. Avec de la méthode et de la sérénité, vous arriverez à un résultat à faire pâlir d’envie l’Administration.

Organisez votre travail
Il est très important de segmenter les opérations de votre archivage de papiers. Il faut adopter la méthode dite entonnoir : partir de très large jusqu’au particulier. Faites des tas !
Ci dessous, nous vous listons les documents à garder selon leur ordre d’importance et leur catégorie. Rassemblez l’ensemble de vos documents, et répartissez-les au sol selon leur type. Ne soyez pas précis tout de suite : voyez large, très large, vous peaufinerez dans un second temps.
Faites X piles de papier : bancaire – taxes – assurances – santé – emploi – factures – véhicules.

Cette tâche étant particulièrement éprouvante selon l’anarchie qui régnait en amont dans vos papiers. Nous estimons que cela vous prendra une bonne matinée ou 2 soirées bien remplies pour en venir à bout !

 

Equipez-vous !
Il existe de véritables outils qui vous seront d’un grand secours pour arriver à mener à bien votre classement de papiers. Il vous faut 4 ou 5 grands classeurs, une perforatrice adaptée aux œillets de ces classeurs, une petite agrafeuse, quelques pochettes plastiques, deux bannettes, 4 ou 5 jeux d’intercalaires avec onglets sur lesquels il est possible d’écrire (en carton).
Ayez toujours à disposition une grande corbeille pour vous débarrasser de toute paperasserie obsolète. Jetez absolument tout ce qui ne vous est pas utile ! La besogne de ranger ses documents étant particulièrement ingrate, n’en rajoutez pas et faites le vide dans tout ce qui ne vous sert à rien !
Consultez la liste ci-dessous et jetez à la corbeille tout ce qui n’a aucune raison de squatter vos jolis classeurs. La plupart des courriers envoyés par les organismes bancaires ou autres, sont généralement accompagnés d’un prospectus publicitaire, d’un mailing vous proposant de souscrire à de nouveaux services ou de supports promotionnels.



Une règle pour jeter intelligemment ses vieux papiers
Méfiez-vous bien d’une chose : les arnaques aux abus d’identité sont bien réels, aussi déchirez aussi finement que vous le pouvez toute correspondance dont vous ne voulez plus vous encombrer. Et soyez tout aussi attentifs aux tracts publicitaires cités plus haut, certains pouvant contenir des références de contrats pré-imprimés.

Perforations ou pochettes plastiques ?
Nous avons testé les 2 solutions, et notre préférence va indéniablement pour la perforation des documents. Certes, une feuille de papier est plus vulnérable si elle n’est pas à l’abri d’une pochette, et pourtant ces feuilles ont traversé des années dans vos tiroirs et elles ne sont pourtant pas déchirées pour autant. Surtout, cela va très vite pour les ranger : il est possible d’en perforer une vingtaine d’un coup, alors que cela vous prendrait beaucoup plus de temps de les insérer une à une dans vos pochettes cristal.
D’autre part, les pochettes prennent une place incroyable dans les classeurs : elles créent un volume inutile qui vous obligera à utiliser le double de classeurs pour rien. Croyez-en notre expérience : une fois vos papiers bien rangés dans leurs classeurs respectifs, ils ne risqueront rien !

La seule utilisation que nous vous recommandons pour l’archivage en pochettes plastique, est pour les papiers extrêmement importants (actes de vente, donations, papiers notariés…)

Revenons à nos piles… enfin aux vôtres !
Vous avez donc 6 tas de papiers que vous avez commencé à alléger en jetant tout ce qui n’était plus d’aucun intérêt. Donnez vous maintenant pour objectif d’abattre ces pyramides les unes après les autres, en commençant par les trier en sous catégories.

Commencez par une catégorie de documents pas trop terrifiante, par exemple l’emploi.

Emploi
Faites une pile de vos contrats de travail, une de vos bulletins de salaire et une de la correspondance éventuelle liée à cet emploi. Si vous avez eu plusieurs emplois, procédez de même. Une fois cela fait, adoptez la logique suivante : les papiers les plus anciens en bas, les plus récents en haut.
Prenez votre classeur, perforez vos piles, et mettez les dans le classeur, en glissant un intercalaires entre chaque emploi, et entre chaque type de papiers (contrat, bulletin de paie,…)

Factures
Faites de même avec les factures à archiver, répartissez les selon leur type : factures téléphoniques, factures d’achat, quittances EDF,… Divisez les factures téléphoniques par lignes (ligne fixe, portable de maman, de papa, des enfants). En tête de ces petits tas, mettez le contrat et ses avenants, puis les relevés dessous, avec la même logique du plus vieux dessous et du plus récent en haut.
Perforez et insérez tout cela dans le classeur dédie aux factures, avec un intercalaire entre chaque opérateur. Idem pour EDF et autres factures de ce genre : le contrat en haut, puis les relevés. Perforez et glissez dans le classeur.



Pour les factures d’achat (hors véhicules), les pochettes plastiques peuvent avoir leur usage, car bien souvent les factures sont imprimées sur des supports de taille hétéroclites et elles vont mal s’inscrire dans leur containeur qu’est le classeur. Si vous avez les tickets de carte bleue correspondants à ces factures, agraphez-les. Cela vous permettra d’une part de bénéficier d’une garantie éventuelle en présentant la preuve d achat, d’autre part songez à la revente de ces biens matériels en occasion. Ce sera un plus si vous êtes à même de présenter la facture dudit matériel.

Santé
La chronologie de votre historique médical est important, mais vous pouvez compartimenter le classeur selon les interventions que vous avez eues. Ainsi, entre chaque intercalaire figureront les ordonnances, les rapports d’opération, les feuilles de soins et les compte-rendus medicaux. Vous classerez également par ordre chronologique vos remboursements de votre Caisse d’Assurance Maladie. En amont du classeur, mettez vos attestations de Carte Vitale et contrats de mutuelle.

Véhicules
Segmentez par véhicule, y compris ceux que vous avez possédé et vendus. Au fond du classeur les modèles vendus et en haut les modèles en cours d’utilisation.

Modèles vendus
Ne gardez qu’une copie de la carte grise, le certificat de cession, le contrat d’assurance.

Modèles en cours d’utilisation
Bien entendu une copie de la carte grise, votre contrat d’assurance, et surtout gardez bien trace de toutes les factures d’entretien de votre véhicule. Ceci vous permettra de mieux le revendre, que ce soit à un professionnel ou à un particulier, car il verra qu’il peut bénéficier de tout l’historique.

Taxes
Nous vous proposons de raisonner par année, et non par type d’impôts. Qu il s’agisse de déclaration de revenus, de taxes foncières, avis d’imposition… cela vous sera beaucoup utile à classer et à vous y retrouver par la suite.

Banques
Dès lors que vous commencerez à classer vos papiers, faites plaisir à l’environnement : appelez vite votre banquier et demandez lui qu’il arrête de vous abreuver tous les mois avec les relevés de comptes et d’opérations bancaires mineures.
Il est temps d’arrêter l’hémorragie : maintenant toutes les banques conservent dans leurs serveurs les traces de vos relevés pendant 10 ans, et si vous pouvez surfer sur ce site c’est bien que vous avez une connexion internet.
Faites donc vos opérations courantes sur le web et limitez au maximum le papier.

Comment classer ses papiers bancaires
Le même process s’applique : segmentez les papiers, organisez-les et hiérarchisez-les.
Bien à part, classez les contrats d’ouverture de comptes. Compte-courants, plans d’épargne retraite, livrets A, PEA… la liste de comptes est lourde, autant que vous soyez bien armés pour gérer le flux d informations délivrées par les administrations financières.

Une fois cette classification de documents établie, vous aurez a cœur de vouloir faire régner l’ordre par la suite. Pour ce faire, il existe des bannettes en plastique ou métal, souvent vendues par lots de 3, qui vous permettront de garder bien rangés les papiers à venir.
Dès qu’un courrier arrive, débarrassez-vous vite des enveloppes et fascicules publicitaires qui l’accompagne, et mettez vite le contenu à garder bien rangé dans une de ces bannette. Finies les lettres qui s entassent un peu partout dans l appartement, vous adopterez vite le réflexe de ranger vos documents.


Quels papiers, quel courrier conserver, et pendant combien de temps

A conserver pendant la durée de la propriété

  • la facture d’achat et carte grise de la voiture.
  • es factures des objets de valeur
  • Les documents touchant à la propriété d’un bien immobilier et les procès-verbaux d’assemblée générale.

A conserver 30 ans

  • Les factures des travaux.
  • Les factures de réparation de la voiture
  • Les justificatifs de frais de séjour à l’hôpital
  • Les quittances et pièces justificatives de paiement de toutes indemnités en réparation d’un dommage
  • Les reconnaissances éventuelles de dette civile

A conserver 10 ans

  • charges de copropriété
  • la correspondance avec le syndic
  • les crédits immobilier
  • les factures de travaux de gros œuvre (garantie décennale)
  • les factures de réparation de votre véhicule
  • les relevés bancaires
  • les contrats et avenants
  • Les documents concernant la vente (ou la donation ou la succession) d’un bien immobilier

A conserver cinq ans

  • le contrat de location et état des lieux
  • les quittances de loyer et charges locatives
  • les factures de gaz et d’électricité
  • les justificatifs de paiement des pensions alimentaires
  • les attestations de paiement des impôts
  • renseignements fournis à l’Administration
  • justificatifs de paiements

A conserver quatre ans

  • Les factures d’eau

A conserver trois ans

  • La déclaration de revenus
  • la redevance audiovisuelle avec l’avis de taxe d’habitation.

A conserver deux ans

  • les honoraires de médecin et de dentiste
  • les relevés des allocations familiales
  • les papiers de Sécurité sociale et de mutuelle
  • Les lettres de résiliation de contrat
  • Les avis de recouvrement de taxes foncières et d’habitation

A conserver un an

  • la facture de déménagement
  • les factures de téléphone et d’Internet
  • la taxe d’habitation et taxe foncière
  • les justificatifs de paiement de PV



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2 réponses à Ranger ses documents administratifs, les conserver et les classer pour bien les archiver

  1. LANG Monique dit :

    Concerne documents relatifs aux biens immobiliers :
    A part garder les comptes rendus d A.G , faut il conserver les convocations à ces AG ?
    D avance , merci pour votre réponse . M.LANG
    P.S Votre site est très bien fait , clair et détaillé , ce qui permet de faire le tri …

  2. Chris dit :

    Merci pour ce bel article, j’ai pas vu de commentaires alors je commence, je vais faire le fameux  » trie qui tue  » avec votre aide, je vais suivre à la lettre la méthode et je reviendrai pour le feedback (aaah les anglicismes… ça donnerait presque l’air intelligent).

    Donc à bientôt ;)

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