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La création d’une newsletter est un support de communication très important pour une société, qu’il s’agisse d’un grand groupe, d’une PME ou d’une miro entreprise. Nous vous donnons ici quelques solutions afin de la préparer au mieux afin de véhiculer la meilleure image de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une newsletter ?
En français dans le texte, on l’appelle lettre d’information. Il s’agit d’un média via lequel une compagnie communique vis-à-vis de ses clients, prospects, fournisseurs et de ses propres salariés. Qu’il s’agisse des dernières informations, de l’actualité de la vie de l’entreprise, de témoignages de clients satisfaits ou de donner la parole à un employé, la newsletter est un support essentiel de communication.

Quel est le contenu d’une lettre d’information ?
Des codes spécifiques hiérarchisent le contenu d’une newsletter. Mieux ils sont respectés, plus claire sera la compréhension du lecteur.

• Edito
  Il s’agit de l’élément le plus politiquement important. C’est le responsable de la société qui prend la parole. Que ce soit en quelques lignes ou en quelques paragraphes, le dirigeant s’adresse directement à ses lecteurs. Ce peut être synthèse de l’actualité de sa société, un point de vue sur une conjoncture économique de son secteur d’activité. L’édito est signé avec le nom et la fonction de son auteur, et il est de bon ton de mettre une photo de ce dernier en médaillon.

• Sommaire
  Si la structure de la lettre d’information est plus qu’un simple recto-verso, un sommaire est alors indispensable. Il sert d’une part au lecteur à se donner une idée globale du contenu de la newsletter, et il sert au comité de rédaction de fil rouge à composer des catégories d’articles.

• A la Une
  Il s’agit de l’article principal de la news. Un événement marquant de la société (un nouveau client gagné, un investissement particulier, …). Cet article doit être composé avec soin car il s’agit de l’article phare.

• Témoignage client
  Il est d’usage de donner la parole à un client. Il faut choisir dans son portefeuille de clients une personnalité à qui l’on va donner la parole. Le plus simple est de faire un chapeau détaillé (voir lexique ci-dessous) présentant l’interviewé, sa société et sa relation vis-à-vis de votre société. Ensuite la forme peut être un échange de questions-réponses. Soit l’interview est réalisé par téléphone, soit vous rédigez les questions et les lui envoyez par mail.
  Il est important de définir le nombre de phrases imparti afin de faire tenir l’interview dans la maquette.
  Quoi qu’il en soit, envoyez avant toute chose le texte à la personne interviewée, ne serait-ce que par courtoisie, afin qu’elle juge de ses réponses données. Une fois l’interview validée, vous pourrez la mettre en page.

• Nouveaux produits, nouveaux services…
  La fonction principale de la lettre d’info est de montrer à vos lecteurs que votre société est dynamique. Si vous n’avez rien à communiquer, ce n’est pas bon signe. N’ayez crainte, vous aurez toujours quelque chose à dire. Une nouvelle ligne de produits, un personnel fraîchement formé à des techniques. Un investissement dans du matériel… tout cela doit contribuer à nourrir votre contenu et montrer que votre entreprise ne cesse d’innover, d’investir ou de se former.

• Focus technique
  Vous pouvez profiter de votre newsletter pour faire le point sur une spécificité de votre savoir-faire. Le mieux dans ce cas est de demander à l’un de vos employés de faire une synthèse sur un aspect de son métier. Un imprimeur pourra parler du calibrage des couleurs, un opticien d’une qualité de verres de lunettes, un cabinet comptable d’un nouveau tableur…

• Des brèves, mais pas de comptoir !
  Cette rubrique a l’avantage d’être… brève. Soit vous regroupez plusieurs brèves en dernière page de votre newsletter, soit vous en dispatchez quelques-unes au fil des pages. Cela vous permettra de rythmer le rythme de lecture, de créer des pavés qui donneront de la vie à la lecture de la lettre d’information.

• L’ours
  Ce petit encart cite l’ensemble des intervenants qui ont participé à la conception et la réalisation de votre newsletter. Le Comité de Rédaction est ainsi listé, également la personne ou l’agence qui en a fait la mise en page, et pourquoi pas l’imprimeur.

Qui rédige la newsletter ?
Il est indispensable de mettre sur pied une équipe de rédacteurs au sein de votre entreprise. Cette équipe prend le nom de Comité de Rédaction. Ce comité va travailler dans un premier temps à une structure globale de la lettre d’information. Elle va réfléchir aux grandes lignes à aborder, quels sujets traiter, et en fonction de cela va permettre de déterminer quelles sont les informations à récupérer (personnes à interviewer, photos à prendre, se renseigner auprès des différents services et discuter de ce qui est important de mettre en avant).

Quelle périodicité pour diffuser une newsletter ?
Il ne faut pas voir trop grand, surtout au début. 3 ou 4 newsletters dans l’année sont  souvent bien suffisantes. D’une part il faut une actualité assez variée pour nourrir le contenu, d’autre part cela monopolise plusieurs personnes (Comité de Rédaction et personnes sollicitées), et cela à un coût en termes d’impression.

Combien de pages faut-il ?
Là encore, commencez gentiment. Une toute petite structure ne peut avoir besoin que d’un recto-verso. L’avantage est que cette lettre pourra être éditée sur une imprimante en fonction des besoins de diffusion. Sinon, une bonne formule est un 4 pages. Un A3 plié en deux forme ainsi un 4 pages, ce qui permet d’écrire pas mal d’articles dans un premier temps et de laisser de la place à une iconographie suffisante.

Qui va lire ma newsletter ?
Attention : à partir d’un moment ou un document est diffusé, tout le monde peut le lire. Et les écrits restent ! Alors pensez que s’il s’agit d’une newsletter interne (destinée aux salariés), pensez qu’elle peut arriver de manière fortuite sur le bureau d’un client. Ainsi ne parlez pas de sujets trop sensibles. A contrario, s’il s’agit d’une news externe (orientée clients et prospects), elle peut tomber dans les mains de vos salariés, ainsi il est important de parler aussi de sujets qui doivent les gratifier et les rassurer.

Comment mettre en page ma newsletter ?
Le plus simple est de faire appel à un graphiste rompu à ce genre d’exercice. Vous aurez la certitude d’avoir un travail bien fait et qui pourra sortir convenablement et dans les délais en termes d’impression.

Codes graphiques
Voici un peu de jargon pour vous aider à professionnaliser votre newsletter :

• Tétière
  C’est l’en-tête du document. On y inscrit le logo de la société, le nom de la lettre d’information, la date de parution et son numéro. Le graphisme de cette têtière (couleurs et polices) doivent reprendre l’identité visuelle de votre entreprise.

• Titre
  Chaque article (sauf les brèves) commence par un titre. Il doit être court et percutant. Outre le visuel qui va illustrer l’article, c’est lui qui va donner envie de lire l’article. Il est important de bien travailler le titre pour qu’il soit suffisamment accrocheur.

• Chapeau
  Il s’agit des premières lignes d’un article. Le chapeau permet de situer le contexte de ce qui va être développé, de prendre connaissance d’une conjoncture, de quoi et de qui l’on va parler.

• Légendes
  A ne pas négliger, les légendes permettent d’habiller l’iconographie, de meiux comprendre ce qui est illustré.

• Exergues
  Ce peut être des citations, ou des extraits forts de l’article qui ressortent fortement. Cela incite un lecteur potentiel à plonger dans l’article.