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Que l’on soit un salarié, un indépendant ou un particulier, on reçoit un nombre conséquent d’e-mails provenant de tout type d’expéditeurs. Clients différents, administration, famille, amis, achats en ligne, … tous les mails arrivent dans la boîte de réception et s’accumulent jour après jour.
Une messagerie se doit d’être bien ordonnée, aussi bien que sa correspondance papier afin de gagner un temps précieux pour retrouver d’anciens messages qui peuvent être important à garder sous le coude (BAT, factures, confirmations de bons de commandes, …).
L’autre intérêt d’avoir ses mails bien rangés permet à la messagerie d’être plus rapide à afficher. En effet, une boîte de 2000 messages stockés au premier niveau sera beaucoup plus lente qu’une boîte de dizaines de dossiers qui soulageront la boîte de réception.

La première étape est la création de dossiers qui seront les conteneurs des e-mails.
Voilà comment j’ai organisé mes dossiers :
- un dossier par client
- un dossier « famille »
- un dossier « potes »
- un dossier « administratif »
- un dossier « shopping »

La deuxième étape est la création de règles de messagerie.
Une étape fastidieuse mais rapide et indispensable pour garder sa messagerie au top !

Qu’est-ce qu’une règle de messagerie
Il s’agit d’une automatisation de réception d’e-mails, on peut appeler également appeler ça une routine.

Entourage est réellement fantastique pour tous ceux qui, comme moi, ont la flegme de classer les mails qui stagnent dans la boîte de réception, c’est magique, tout se fait tout seul !

Comment procéder pour créer une règle de messagerie
Prenons le cas d’une règle pour les achats sur internet par exemple :

Aller dans « outils » et sélectionner « règles ». Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquer sur « nouveau » (pour créer une « nouvelle » règle)

Là on lui donne un nom « shopping » par exemple
Ensuite, il suffit d’ajouter des « critères », ainsi j’ai défini dans ma règle que tous les mails :
« de » – « contient » – « ebay »
« de » – « contient » – « darty »
« de » – « contient » – « leboncoin »
« de » – « contient » – « fnac »
« de » – « contient » – « amazon »

sont à « déplacer vers » – « le dossier » – « shopping »

Du coup, tous mes nouveaux mails en provenance d’un de ces expéditeurs iront directement dans mon dossier « Shopping », ce qui ne polluera pas ma boîte de réception, et ce sont des mails que je n’aurais pas à classer par la suite vus qu’ils auront été traité par Entourage dès réception.

Encore plus fort ?
Oui, prenons par exemple le cas d’un client factice, qui s’appellerait… « Factice ».

Je crée un dossier « Factice ».
Je crée une nouvelle règle « Factice ».

Cette règle stipulera que tous les e-mails :
« de » -  « contient » – « factice »
« tout destinataire » – contient – « factice »
« objet » – « contient » – « factice »

sont à « déplacer vers » – « le dossier » – « factice »

Ainsi, les e-mails de Pierre Durand (pierre.durand@factice.com) et Benoît Truc (benoit.truc@factice.com), les e-mails de fournisseurs ayant pour objet « photos pour Factice » et tous les mails que j’aurais envoyé à d’autres fournisseurs avec Pierre Durand ou/et Benoît Truc en copie seront automatiquement déplacés dans mon dossier « Factice ».
Tout simplement génial !

Encore mieux ?
Mais voui, c’est possible ! J’ai récupéré mes vieux Mac sur lesquels j’avais gardé mes anciens messages (environ 5000 e-mails par ordinateur, bonjour le souk !). J’ai créé la même chose : créé des dossiers par clients, famille, shopping & co, et créé les mêmes règles de messagerie que sur mon mac actuel. Attention, on entre dans le domaine du magnifique : j’ai fait un grand « tout sélectionner » pour sélectionner mes 5000 e-mails, et j’ai fait « appliquer toutes les règles ».
Devinez quoi ? Mes 5000 e-mails ont été analysés, décryptés par Entourage, et tous les mails de mes clients, de ma famille, mes reçus et factures d’achat se sont instantanément rangés dans leurs dossiers respectifs. Pas d’état d’âme pour les e-mails orphelins (sans dossier parent), je les ai sélectionné et tous supprimé.
Il est donc possible d’appliquer des règles de manière rétroactive à tous les e-mails stockés en vrac dans sa boîte de réception.

Toujours encore plus mieux bien
Et alors, me direz-vous, super, les e-mails sur tes vieux mac sont bien rangés, so what, puisque tu n’utilises plus ces ordinateurs ?
Et alors, vous répondre-je, ces vieux e-mails qui peuvent se révéler être important à l’avenir, eh bien je les ai tous récupéré sous mon ordinateur actuel. Le plus simplement du monde : j’ai sélectionné mes dossiers depuis Entourage, que j’ai glissé-déposé dans le Finder sur une clef USB. Ensuite j’ai branché ma clef sur mon mac actuel, et ouvert tous ces dossiers Entourage, le contenu s’est instantanément dispatché.